1Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is AXIOMA100TEOREMA - UNIPESSOAL LDA (NIPC 519435583), Rua Fialho de Almeida, n.º 14, 2.º Esq., Escritório FJ8, 1070-129 Lisboa, Portugal (handelend onder de merknaam AxiomaCloud).
Verantwoordelijke voor gegevensbescherming (contact FG/DPO): privacy@axioma-cloud.eu. Voor formele verzoeken — wissing, beperking of bezwaar — gebruik je legal@axioma-cloud.eu. We antwoorden binnen 30 dagen, zoals artikel 12 lid 3 AVG voorschrijft.
2Welke gegevens we verzamelen
2.1.Bij registratie: e-mailadres, voor- en achternaam, telefoonnummer en factuuradres (straat en huisnummer, plaats, regio, postcode, land); bedrijfsnaam en btw-nummer (NIF) — optioneel; voor een bedrijf in de EU is het btw-nummer verplicht. Deze gegevens worden gebruikt om de klant te identificeren, facturen uit te reiken en contact met de klant op te nemen over de diensten. Een btw-nummer uit een EU-land wordt gecontroleerd in het VIES-register van de Europese Commissie om het bedrijf te bevestigen en de btw te verleggen.
2.2.Bij betaling: betaalgegevens worden rechtstreeks verwerkt door betaaldienstverleners. AxiomaCloud slaat geen bankkaartgegevens op.
2.3.Technische gegevens: IP-adres, User-Agent, sessiecookies, activiteitenlogs van het controlepaneel.
2.4.Communicatie: inhoud van supportverzoeken en van de correspondentie met ons; berichten in de AI-supportchat — zie afdeling 9.
3Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking
3.1.Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — activering en beheer van de diensten, facturering, technische support.
3.2.Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — fraudepreventie, beveiliging van de infrastructuur, diagnostische logging.
3.3.Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) — versturen van marketingberichten (alleen met uitdrukkelijke toestemming). De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken in de accountinstellingen.
3.4.Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) — naleving van de Europese en Portugese wetgeving.
4Delen van gegevens met derden
4.1.We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden.
4.2.Gegevens kunnen worden gedeeld met: betaaldienstverleners (voor zover nodig om de betaling te verwerken); InvoiceXpress, de door de AT gecertificeerde facturatiesoftware die onze facturen uitreikt en aan de Portugese belastingdienst meldt (naam, e-mailadres, factuuradres, btw-nummer en de factuurgegevens); de VIES-dienst van de Europese Commissie (alleen land en btw-nummer, om dat te controleren); exploitanten van datacenters (alleen technische identificatiegegevens); overheidsinstanties, waaronder de Portugese belastingdienst (als daar een wettelijke grondslag voor is).
4.3.Alle dienstverleners werken op basis van verwerkersovereenkomsten (DPA) en voldoen aan de AVG.
5Bewaartermijnen
5.1.Accountgegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en tot 3 jaar na de beëindiging ervan — voor de boekhouding en de beslechting van geschillen.
5.2.Technische logs worden niet langer dan 90 dagen bewaard.
5.3.Marketinggegevens worden direct na intrekking van de toestemming verwijderd.
5.4.Wanneer een server wordt verwijderd, worden de back-ups ervan nog 14 dagen bewaard en daarna verwijderd.
6Je rechten
Op grond van de AVG heb je het recht op:
Inzage (art. 15) — een kopie van alle gegevens die we over je hebben.
Rectificatie (art. 16) — correctie van onjuiste gegevens.
Wissing (art. 17) — het "recht op vergetelheid", als daar gronden voor zijn.
Beperking van de verwerking (art. 18) — beperking van de verwerking in bepaalde gevallen.
Overdraagbaarheid (art. 20) — ontvangst van je gegevens in een machineleesbare vorm.
Bezwaar (art. 21) — bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Om je rechten uit te oefenen, schrijf je naar privacy@axioma-cloud.eu. Formele verzoeken om wissing en beperking — legal@axioma-cloud.eu. Reactietermijn — 30 dagen. Vind je dat je rechten zijn geschonden, dan kun je een klacht indienen bij de Portugese toezichthouder voor gegevensbescherming (CNPD — cnpd.pt).
7Cookies en browseropslag
7.1.We gebruiken technische cookies die nodig zijn om de website en het controlepaneel te laten werken (sessie, CSRF-bescherming). We plaatsen geen analytische of marketingcookies in je browser. Daarnaast bewaren we in de lokale opslag van je browser (localStorage) je keuze in de cookiebanner en, als je de supportchat gebruikt, het gesprek (afdeling 9). Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de functies die je gebruikt en vereist geen toestemming.
7.2.Je kunt cookies in je browser uitschakelen; het controlepaneel werkt dan echter niet meer goed.
8Beveiliging
Alle verbindingen zijn beveiligd met TLS 1.3. Wachtwoorden worden opgeslagen als bcrypt-hashes. De toegang tot de database is beperkt volgens het principe van minimale rechten. Onafhankelijke auditors voeren regelmatig beveiligingsaudits uit.
9AI-supportchat
9.1.In de supportchat op onze website (het chatvenster op elke pagina en de pagina /support/chat) antwoordt een AI-assistent, geen mens. De assistent kan fouten maken. Stuur voor vragen over je account of servers een supportverzoek. Stuur in de chat geen wachtwoorden, toegangssleutels of andere vertrouwelijke gegevens.
9.2.De assistent draait op een taalmodel dat op onze eigen server in de Europese Unie wordt gehost (OVH-datacenter in Polen). Je berichten worden niet naar een externe AI-aanbieder gestuurd en niet gebruikt om het model te trainen.
9.3.We verwerken de tekst van je berichten en de gespreksgeschiedenis, de taal van de interface, waar de chat is geopend (venster of pagina), het type besturingssysteem van je apparaat en je IP-adres. Ben je ingelogd, dan geeft de chat ook een versleutelde accountverwijzing door die de assistent niet leest. Die dient alleen om in onze statistieken te laten zien of een vraag van een bezoeker, een geregistreerde gebruiker of een klant kwam.
9.4.Doeleinden en rechtsgronden: je vragen over onze diensten beantwoorden (art. 6 lid 1 sub b AVG — maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst en support in het kader van de overeenkomst); de dienst beschermen tegen misbruik door het aantal berichten per IP-adres te beperken, en de assistent verbeteren met anonieme statistieken (art. 6 lid 1 sub f AVG — ons gerechtvaardigd belang).
9.5.Het gesprek blijft in het geheugen van de chatdienst tot 30 minuten zonder activiteit en wordt daarna gewist. De teksten van je vragen en van de antwoorden van de assistent worden 7 dagen bewaard om de kwaliteit van de antwoorden te controleren en de kennisbank van de assistent te verbeteren (art. 6 lid 1 sub f AVG). Vóór de opslag worden e-mailadressen, telefoonnummers, IP-adressen, links, toegangssleutels en lange nummers daarin gemaskeerd. Alleen onze beheerders kunnen ze lezen, en ze worden na 7 dagen verwijderd. Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking (afdeling 6). Je IP-adres wordt alleen in het geheugen gebruikt voor de berichtlimieten en wordt niet in de logs van de chatdienst opgeslagen. De toegangslogs van onze webserver registreren het IP-adres, het tijdstip en het adres van chatverzoeken, zonder de inhoud van berichten, en worden na 14 dagen verwijderd. Statistieken worden 90 dagen bewaard: tijdstip, een willekeurig gespreksnummer, onderwerp, taal, type apparaat, reactiesnelheid en resultaat — zonder IP-adres, account of berichtteksten.
9.6.In je browser worden het gesprek en de toestand van het chatvenster pas in localStorage (sleutel axioma_chat_widget) opgeslagen nadat je de chat hebt gebruikt, tot 30 minuten zonder activiteit. De chat gebruikt geen cookies en geen scripts van derden.
10Meldingen over VPS-images
10.1.Op de pagina’s van onze VPS-images kun je ons vragen je te laten weten wanneer een image die nog niet beschikbaar is, beschikbaar wordt. Als je bent ingelogd, wordt het verzoek in je account vastgelegd. Zo niet, dan geef je een e-mailadres op en bevestig je dat via de link die we ernaartoe sturen.
10.2.We verwerken je e-mailadres of je account, de image waarnaar je hebt gevraagd, de taal van de pagina, het tijdstip en de bewoording van je verzoek, en je IP-adres op dat moment. Drukken op de knop zonder adres of account worden anoniem geteld, uitsluitend voor statistieken.
10.3.De rechtsgrond is je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt die op elk moment intrekken: via de link in de bevestigingsmail of, als je bent ingelogd, door nogmaals op de knop op de pagina van de image te drukken. Het intrekken laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet. We gebruiken deze gegevens alleen voor deze melding: ze worden niet gebruikt voor reclame en niet met derden gedeeld.
10.4.Een adres dat niet binnen 7 dagen wordt bevestigd, wordt verwijderd. Zodra de melding is verstuurd, worden je adres of de koppeling met je account, het IP-adres en de bewoording van het verzoek van de lijst verwijderd, en de kopie van de e-mail in ons mailregister binnen 90 dagen. Als de image niet binnen 24 maanden beschikbaar wordt, wordt het adres ook verwijderd. Zonder adres of account blijft een verzoek alleen bestaan als anonieme telling in onze statistieken.